أحمد الشبكى يكتب: "الوقت والتوقيت"

التوقيت والوقت، كلمتان تحملان نفس الحروف، ولكن المهام مختلفة، دائما حاول أن تفوز بالوصول لهدف الكلمتين، يعنى أن تجيد إدارة الوقت وتختار التوقيت المناسب، اتكلمنا قبل كده عن إنك ممكن تحفز نفسك بأنك ترتب المهام وتبدأ بالحاجات اللى مطمئن من نجاحها، وده عشان تديلك إحساس بالثقة وكمان تديلك حافز للدخول فى المهام الصعبة بثقة أكبر وبعقل وأحاسيس نشيطة مملوءة بالحماسة فتستطيع الإنجاز والاقتراب من النجاح بل الوصول للنجاح إن شاء الله.

بس تفتكر أنت ممكن تعمل كل ده من غير ما تكون مرتب وقتك بشكل سليم؟؟ أنت ممكن تختار مهمة سهلة وتديها وقت طويل أكبر مما تستحق، وتنجزها وتشعر بنجاحك، بس هيكون نجاح زائف لأن حجم المهمة لا يتناسب مع الوقت الصحيح لها، وكمان ممكن تحط وقت أقل للمهام الصعبة وطبيعى أنك مش هتقدر تنجزها، وبالتالى ممكن تحبط وتخسر ثقتك بنفسك، عشان كده لازم نحط فى اعتبارنا أننا لازم نعمل خطة أعمالنا ويكون فيها خطوط متوازية للأعمال، ومن أهم الخطوط: خط المهام وخط الزمن وخط الأولوية والتوقيت، فمن الرائع أن تكون إنسانا مخططا لحياتك، ولكن من السوء ألا تخطط لها بالشكل المناسب، يعنى ترتيب تنفيذ المهام لا بد أن يكون متناسقا مع الخط الزمنى للمهام وكمان مع أولوية الإنجاز.

مينفعش تضحك على نفسك وتحط مهمة سهلة فى وقت كبير وتأخر المهام الصعبة ويكون وقتك انتهى، يبقى الحل دائما بنشوفه فى التخطيط، فعلًا التخطيط هو كلمة السر للنجاح، يعنى خطط صح وبالتوفيق من ربنا توصل للنجاح إن شاء الله، رتب المهام بأولوية التنفيذ واعرف احتياجات كل مهمة وكمان وقت التنفيذ المحتمل، والوقت المناسب للتنفيذ، وإبداء فى عمل جدول زمنى وترتب عليه المهام، وبعدها إبداء فى التنفيذ، طيب ناخد مثال لو موظف دعاية وإعلان، عنده مهام يومية للعمل، ولتكن 3 مهام محددة، وهى تصميم إعلان لمنتج والإعلان عن المنتج وإعداد تقرير عن ردود أفعال العملاء، ولكن أهم هذه المهام لا ينجح فى إتمامها فى وقتها، وليكن التقرير الخاص بردود أفعال العملاء.

ممكن يكون عدم الإنجاز ناتج عن ضعف إمكانيات ومهارات هذا الموظف، ولكن إن افترضنا أنه لديه المهارات الوظيفية اللى تؤهله لإنجازها ولكنه لم يستطع إنجازها، بتكون الفرضية الأساسية هنا أنه لم يستطع اختيار الوقت المناسب للتنفيذ، سواء فى مقدار الوقت المتاح أو توقيت تنفيذها، فمن الممكن أن يكون أعطى المهمة وقتا أقل (إدارة الوقت) أو لم يختر الوقت المناسب للتنفيذ (توقيت التنفيذ)، يعنى ممكن يحدد وقت كبير لتصميم إعلان المنتج ويقوم بوضع الإعلان فى وقت غير مناسب للمتابعة، وبالتالى ستكون الفئات المستهدفة من الإعلان غير موجودة، مما ينتج عنه تقرير غير فعال وغير حقيقى، وهيكون سبب ضعف التقرير أو قلة التفاعل هو عدم اختيار التوقيت السليم للتنفيذ، أو من على الطرف الآخر أن يكون قد أنجزها بعد فوات وقت استحقاقها.

يعنى يكون مطلوب منه تقرير معين عن الأعمال لتقديمه فى اجتماع محدد الميعاد، وطبقا لترتيب جدوله سينتهى من التقرير بعد ميعاد الاجتماع، حتى إن كان لديه القدرة على إتمامه فهو لم يقدمه فى ميعاده فتكون النتيجة أن التقرير فقد أهميته، فعقارب الساعة تتحرك إلى الأمام ويمر الوقت على الناس جميعا بالتساوى ولا يفرق بين أحد منهم، ولكن إدارة كل فرد لوقته هو ما يخلق الفوارق بينهم، من حيث نجاحهم أو عدم نجاحهم فى تحقيق الأهداف، لذا وجب الانتباه إلى أهمية الوقت والتوقيت وربطه بأهمية المهمة، إن من أهم الأشياء إدراك فائدة وأهمية المهمة المطلوبة واستنتاج شكلها النهائى حتى تتمكن من أن تضع لها وقتها المناسب للتنفيذ وتوقيتها المناسب للتقديم.

لا بد أن تضع أمام عينيك هذه المقولة المهمة أن "الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك"، هى تدل على أهمية الوقت فإن لم تحسم الأمور فى وقتها وتوقيتها المناسب، فسيتحول الوقت إلى السيف الذى يقطع عليك طريق النجاح، ويكون عائقًا لك وليس عاملا مساعدا، فدائما لا تضع نفسك فى مأزق تكون أنت السبب فيه بسوء التخطيط الجيد للوقت، ولكن عليك أن تختار المهام وترتبها بإمكانية تنفيذها لتكون أسهل وأسرع وأوضح.