اشتراطات تحديث البيانات والمستندات الخاصة بعملاء البنوك باستخدام توكيلات

حدثت وحدة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، الاشتراطات الواجب أن تلتزم بها البنوك عند تحديث البيانات والمعلومات والمستندات الخاصة بالعملاء باستخدام توكيلات عنهم.

وتضمنت الاشتراطات أنه مع عدم الإخلال بأحكام أي من القوانين واللوائح والتعليمات المنظمة لاستخدام التوكيلات في جمهورية مصر العربية، وتعليمات البنك المركزي الصادرة بموجب الكتاب الدوري الصادر بتاريخ 28 مارس 2022 بشان الضوابط الخاصة بتحديث بيانات العملاء، يتعين على البنك الالتزام بالاشتراطات التالية عند تحديث البيانات والمعلومات والمستندات باستخدام التوكيلات:

1- أن تقتصر خدمة التحديث بـ استخدام التوكيلات على العملاء من الأشخاص الطبيعيين فقط.

2- ألا يكون العميل ضمن العملاء ذوي الحسابات الراكدة.

3- تحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بهذه الخدمة ووضع الإجراءات اللازمة لإدارة هذه المخاطر بما يتفق مع مستوى المخاطر المقبول والمعتمد من قبل البنك.

4- إعداد قائمة الشروط والأحكام لتقديم هذه الخدمة تتضمن المخاطر المترتبة عليها، والإرشادات الواجب اتباعها، ومسئوليات كل من العميل ووكيله، وعند البدء في تقديم الخدمة يتعين حصول البنك على موافقة الوكيل على هذه القائمة.

5- أن يكون التوكيل سواء التوكيل المصرفي، أو الصادر عن مصلحة الشهر العقاري والتوثيق، أو المعتمد من وزارة الخارجية المصرية مستوفي الشروط اللازمة، ومنصوص فيه صراحة على صلاحية الوكيل في القيام بتحديث البيانات والمعلومات والمستندات التي حصل عليها البنك.

6- الحصول من الوكيل على إقرار بأن التوكيل ساري المفعول، وأن الموكل لا يزال على قيد الحياة، وذلك عند كل عملية تحديث.

7- يكون تحديث البيانات والمعلومات والمستندات عن طريق الوكيل، وفقا لمستوى المخاطر المقبول والمعتمد المشار إليه بالبند رقم "3" من هذه الاشتراطات.

8- التحقق من صحة ما يقدمه الوكيل من بيانات ومعلومات ومستندات في إطار عملية التحديث، باستخدام مصادر موثوق فيها ومستقلة بما فيها الاطلاع على المستندات الأصلية.

9- في حال وجود شك لدى البنك في صحة ما يفيد به الوكيل أو ما يقدمه من بيانات ومعلومات ومستندات أثناء تنفيذ الخدمة، أو في أي حالات أخرى يحددها البنك، يتعين عليه اتخاذ تدابير إضافية (مثل التحقق من أن العميل لا يزال على قيد الحياة، ومن سريان التوكيل، ويمكن أن يتم ذلك من خلال ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

- التواصل مع العميل دون طلب أي بيانات لها صفة السرية، وتوجيهه للقيام بنفسه بالاتصال الهاتفي على مركز الاتصال الخاص بالبنك على أن يكون هذا الاتصال مسجلا مع علم العميل بذلك.

- الدخول على قاعدة بيانات مصلحة الأحوال المدنية للتحقق من البيانات الشخصية وبيانات أحدث بطاقة، والتحقق من أن العميل لا يزال على قيد الحياة.

- الدخول على بوابة مصر الرقمية أو الاتصال بمصلحة الشهر العقاري والتوثيق للتحقق من سريان التوكيل.

10-في حالة التحقق من صحة البيانات والمعلومات والمستندات المقدمة من الوكيل، ومن صحة ما يفيد به ينبغي على البنك تسجيل ما تم تحديثه من بيانات ومعلومات ومستندات على قاعدة البيانات لديه، وإخطار العميل به دون الإفصاح عن تفاصيله.

11-في حالة التحقق من وفاة العميل يتعين على البنك عدم إتمام عملية التحديث، وفي حالة التحقق من عدم سريان التوكيل أو عدم صحة ما يفيد به الوكيل بشأن البيانات والمعلومات والمستندات المطلوب تحديثها، يتعين على البنك عدم إتمام عملية التحديث.

12- وجود آلية تمكن البنك من تتبع التغييرات التي تمت نتيجة عملية التحديث، وتاريخ التحديث والقائم به.

13- أن يطبق على الوكلاء، عند قيامهم بالتحديث ذات إجراءات العمل الداخلية التي يطبقها البنك على العملاء عند قيامهم بأنفسهم بعملية التحديث.

14- توفير التدريب والدعم اللازمين لممثلي البنك بما يشمل خدمة العملاء، والمكاتب الأمامية، ومركز الاتصال لاستيعاب متطلبات تقديم هذه الخدمة والإلمام الشامل بها للرد على أسئلة واستفسارات العملاء بخصوصها.

15- الالتزام بأية قواعد أو تعليمات أو اشتراطات أخرى تصدر عن البنك المركزي المصري أو وحدة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب تتعلق باستخدام التوكيلات أو بتقديم هذه الخدمة.

16- تطبيق كافة متطلبات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، بما يشمل تطبيق ما يلزم من إجراءات العناية الواجبة على الوكيل.